Benutzerfehler reduzieren – Wie mehrsprachige Anleitungsvideos helfen können

Bei den internen Bestellvorgängen aus der spanischen Tochtergesellschaft kommt es immer wieder zu kostenaufwändigen Fehlern oder Verzögerungen bei der Auslieferung. Leider hat der Mitarbeiter die englisch-sprachigen Unterlagen für das ERP Tool nicht vollständig verstanden.

Die jährliche Budgetplanung soll zentral im ERP Tool durchgeführt werden. Stattdessen verwenden die Bereichsleiterinnen und -leiter die Excel-Tabellen aus den Vorjahren, weil das ERP Tool als „zu kompliziert“ angesehen wird. Die Korrektur der Fehler benötigt mehr Zeit als die eigentliche Planung.

Kommen Ihnen diese Szenarien bekannt vor? Das Problem sind in der Regel nicht die Mitarbeiter, sondern ein nicht auf die Zielgruppe angepasstes Trainingskonzept. Die meisten Mitarbeiter benötigen keine mehrtägige Schulung auf Expertenniveau, sondern lediglich einfach zu verstehende Anleitungen für konkrete Aufgaben.

Ein klassisches Präsenztraining mit einem Dutzend Teilnehmern kann aber nicht kleinteilig auf diese Anforderungen eingehen. In der Praxis werden diese Anleitungen dann einfach in einem Benutzerhandbuch dokumentiert, der Einfachheit halber auf Englisch für alle Mitarbeiter weltweit als „User-Manual“. Bei den Mitarbeitern landet eine 80-seitige Sammlung von detaillierten Informationen, die aber immer noch nicht das Problem der Mitarbeiterin löst.

Benutzerfehler reduzieren

Aber muß die Dokumentation unbedingt in einem geschriebenen Dokument erfolgen? Mit wenig Aufwand können auch ansprechende Tutorials oder Anleitungvideos erstellt werden. Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Vorbereitung der Inhalte einer effektiven Trainingsdokumentation – und Ihren Mitarbeitern bei der fehlerfreien Nutzung des ERP Systems:

Aufgabe geht vor Funktion

Erklären Sie nicht die Funktion der einzelnen Menü-Punkte, erklären Sie lieber wie eine konkrete Aufgabe (z.B. Anlegen einer Bestellung oder das Erstellen von Reports) durchgeführt werden kann.

Weniger ist Mehr

Halten Sie die Einheiten kurz – Ihre Mitarbeiter wollen nur schnell eine Aufgabe erledigen, und nicht erst noch eine halbe Stunde sich durch die Trainingsunterlagen arbeiten. Kurze Einheiten von wenigen Minuten sind deutlich einprägsamer.

Klare Struktur

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, die relevanten Inhalte direkt auswählen zu können. Nichts ist frustrierender als in einem langen „User-Manual“ die richtige Stelle mühsam suchen zu müssen. Inhalte im html5-Format erlauben die Suche auch innerhalb von Multimedia-Inhalten.

Nutzen Sie Augen UND Ohren

Lernen und verstehen funktioniert über alle Sinne. Medien und Trainingskonzepte, die nur auf Lesen eines Dokuments oder nur auf Zuhören in einem Webinar basieren, sind wenig effektiv. Kombinieren Sie die Wahrnehmung über Augen UND Ohren um das Lernverständnis zu stärken, z.B. mit vertonten Erklärvideos.

Hier können Sie sich ein Beispiel für die Aufgabe „Versandvorgang im ERP anlegen“ ansehen. Die Aufgabe wird auf deutsch, englisch, chinesisch und spanisch erklärt.

Sprechen Sie die Sprache der Mitarbeiter

Auch in einer globalisierten Welt haben wir alle eine Muttersprache, in der wir uns besser ausdrücken können und Inhalte besonders gut aufnehmen können. Nicht alle Menschen sind geborene Sprachtalente. Stellen Sie sich vor, Sie könnten mit wenig Aufwand spanische, chinesische oder portugiesische Varianten der Anleitungen erstellen.

Nutzen Sie vorhandenen Inhalte

Bisher war die Erstellung von Tutorials umständlich und kostspielig. Eine externe Agentur wurde beauftragt, aber trotz eines ausführlichen Briefings gab es unzählige Korrekturschleifen. Das Ergebnis war zwar hochwertig, aber sprengte das Budget für eine breite Nutzung nach einem ersten Pilotprojekt. Nutzen Sie vorhandene Inhalte in PowerPoint, und nutzen Sie die Möglichkeiten Künstlicher Intelligenz zur Übersetzung und Vertonung der Inhalte.

 

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